ในการใช้กลยุทธ์ Email Marketing จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการฐานข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีอีเมล์ของผู้รับ หรือลูกค้าให้ดี เพื่อที่จะสามารถนำมาใช้งานได้อย่างเหมาะสม สำหรับธุรกิจโรงแรมนั้น E-mail Address ของลูกค้าที่มาจากการลงทะเบียนเข้าพักในโรงแรมนั้นถือว่าเป็นทรัพยากรทางด้านการตลาดออนไลน์ที่มีค่า เพราะลูกค้าที่เคยมาใช้บริการจะมีประสบการณ์เกี่ยวกับสินค้าและบริการเป็น อย่างดี การสื่อสารการตลาดทางอีเมล์ผ่านทางลูกค้าเก่าจึงมักจะได้รับความสนใจ และมีการเปิดอ่าน และมีการแนะนำต่อไปยังผู้ใกล้ชิดได้มากกว่าอีเมล์ที่ใช้สื่อสารกับผู้ที่ไม่เคยมีประสบการณ์ในการใช้บริการเลย

การใช้ Email Marketing กับผู้ที่จองห้องพักเข้ามาและจะเข้ามาใช้บริการในอนาคต จะมีประสิทธิภาพในการนำเสนอขายสินค้าและบริการในลักษณะของ Up Selling และ Cross Selling ก่อนการเข้าพักของลูกค้าได้เป็นอย่างดี ซึ่งหัวข้ออีเมล์ที่ส่งถึงลูกค้ากลุ่มนี้ที่ได้รับการเปิดอ่านมากที่สุดคือ “Your Rerservation Confirmation” เพราะลูกค้าทั้งหลายที่จองห้องพักเข้ามาแล้วย่อมต้องการการยืนยันการจองห้อง พักอย่างเป็นทางการพร้อมข้อมูลสำคัญอื่นๆ จากทางโรงแรม แม้ว่าในขณะที่ลูกค้าทำการจองจะได้รับอีเมล์ยืนยันการจองห้องพักจากระบบโดย อัตโนมัติแล้วก็ตาม เพื่อให้แน่ใจว่าการจองห้องพักของตนเองนั้นได้รับการยืนยืนครบถ้วนสมบูรณ์ โรงแรมต่างๆ จึงนิยมที่จะนำเสนอขายสินค้าและบริการต่างๆ เพิ่มเติมไปกับอีเมล์ยืนยันการจองห้องพักเหล่านี้ การใช้ E-mail Marketing กับผู้มาใช้บริการไปแล้ว ก็จะมีประสิทธิภาพในด้านการประเมินผลการให้บริการ และบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า เพื่อประโยชน์ทางด้านการตลาดในอนาคต